La place et le rôle du spécialiste de l’information documentaire dans la société de l’information Par Mathieu MEHISSOU

Il nous semble important de commencer par préciser de quel spécialiste il est question, avant toute chose, car le concept de la Société de l’Information ne recouvre pas nécessairement les mêmes réalités selon qu’on est Ingénieur des télécommunications ou Informaticien par exemple. Le spécialiste de l’information Documentaire, c’est bien entendu le Bibliothécaire, l’Archiviste et le Documentaliste, pour nous en tenir à la situation existant avant l’ère de la Société de l’Information. Notre causerie revient donc à explorer les responsabilités de ces spécialistes-là face à la Société de l’Information. Et pour cela, il convient que dans un premier temps, on caractérise cette Société de l’Information en fonction de ces professionnels et que, dans un second temps on en déduise les responsabilités qui en découlent pour eux.

 I - Qu’est-ce que la Société de l’Information pour le Spécialiste de l’information Documentaire ?

Pour répondre à cette question, nous allons largement explorer l’article de Hubert FONDIN, Enseignant-Chercheur à L’IUT « B » de l’Université de Bordeaux III. Article que vous retrouverez dans la revue professionnelle Documentaliste, vol.24, n°1 de Janvier-Février 1987, aux pages 3 à 10. Il a pour titre : L’Evolution des systèmes et des métiers du traitements de l’information : la crise du monde documentaire (et bibliothécaire). Hubert FONDIN note que l’évolution s’est faite en deux mutations : La première, qui date de la fin des années 1950, « se caractérise par l’utilisation de l’informatique pour le traitement des données et le développement scientifique et technique (IST) ». Quelles en furent les conséquences ? On assista alors à :

 une image valorisée de la documentation ;
 une nouvelle conception du métier : il s’agit non plus de conserver mais de retrouver et diffuser ; ce qui amène le développement et la mise au point de nouveaux outils, de nouveaux produits, de nouveaux concepts : thésaurus, les consignes d’analyse, la recherche en ligne, la coopération, le réseau d’information.

La seconde mutation commence, elle, à la charnière des années 1970 et 1980. « Elle se caractérise par l’introduction des nouvelles technologies et par l’émergence du concept d’information fluide ». « Toute structure de transfert de l’information est ou sera équipée d’un micro-ordinateur, appareil multifonctions (outil d’interrogation, de traitement de texte et d’image, de gestion, de composition d’émission et de réception de messages ou de documents) véritable plaque tournante, charnière de tout un réseau de communications électroniques qui reliera la structure soit à des machines ressources, soit à des personnes, soit à d’autres structures de transfert ».

A propos de l’émergence du concept « d’information fluide » : « l’information va devenir un fluide comme l’eau, le gaz ou l’électricité indispensable à la vie, distribuée aussi largement et disponible moyennant le paiement d’une taxe de raccordement au réseau et celui du volume d’information consommé. L’information et son transfert vont devenir un service public payant avec des caractéristiques particulières ; haut niveau de pertinence, exploitation immédiate, diffusion instantanée, validité garantie et accès permanent ».

Bref, « les nouvelles technologies, par leur nature même, modifient les frontières entre les professions jusqu’ici reconnues (ex : l’éditeur et l’imprimeur avec l’édition électronique ; le graphiste, le documentaliste ou le journaliste pour la constitution de pages-écran vidéotex) ; elles facilitent la spécialisation, offrent des services beaucoup plus nombreux et proches des utilisateurs ; elles permettent la décentralisation grâce à la télémessagerie, la téléconférence, ou la télécopie et la personnalisation ; elles permettent enfin la mémorisation de tous les types de documents et de signes (image, son, texte). Evidemment toutes ces mutations ne sont pas sans conséquences pour la profession ! Conséquences sur les pratiques et les techniques et aussi sur les personnels et les usagers. En effet, on assiste au développement de l’information électronique, à l’avènement d’une « documentation sans papier ». Le métier se spécialise et se technicise de plus en plus ; la conception et l’organisation d’un système d’information sans spécialiste ne sont pus aberrantes ; la part de l’information secondaire (notice bibliographique) connaît une diminution relative ; certaines techniques de base dont l’utilité n’apparaît plus évidente sont remises en cause (catalogage, classification, bibliographie) ; la capacité de repérage de l’information est en croissance marquée : les sources, en particulier les banques de données, sont en nombre de plus en plus important et couvrent progressivement tous les domaines utiles. Quant aux usagers, ils ont aujourd’hui la possibilité d’avoir un accès direct aux sources d’information (banques de données ...) et les organismes traditionnels (bibliothèque, centre de documentation) deviennent de moins en moins utiles. Voilà, schématiquement, ce que la société de l’information représente pour le spécialiste de l’information documentaire. Comment y faire face ?

 II- Quelles responsabilités lui incombent-elles ?

L’innovation technologique suscite naturellement des réactions car elle modifie les rapports de forces, elle offre des perspectives nouvelles d’activité, elle change la nature des services proposés, elle crée de nouveaux besoins en interpellant de toutes les façons l’ensemble des partenaires du développement. C’est de même que les professionnels de l’information sont affectés dans leur rôle, fonction ou comportement social : ils ont le devoir de s’adapter :

 Adaptation technique qui ne fera plus obligation à l’usager de se rendre dans l’institution pour consulter des fichiers manuels, pour obtenir l’information ou le document.

 Adaptation structurelle : les organismes, les outils ne devant plus être conçus par et pour les documentalistes/bibliothécaires, mais en fonction des usagers ; toute l’énergie ne devant plus être orientée vers la conception et la constitution des fichiers

 Adaptation de la formation : ce qui doit importer, c’est moins le contenant que le contenu, c’est moins d’acquérir et de posséder des documents que de savoir retrouver l’information car, aujourd’hui, on peut supposer qu’un service d’information n’ait aucun document immédiatement disponible, aucun document à gérer. La formation doit contribuer à changer l’image de marque de la profession et veiller à montrer que les préoccupations techniques sont au service d’un objectif social, culturel et scientifique et non pas un but en soi, montrer que les structures d’information sont orientées plutôt vers la disponibilité de l’information spécialisée, personnalisée. Cela requiert des savoir-faire plus strictement liés à

• L’aspect communication

• L’aspect analyse de l’information : analyse de contenu
• La conception : conception de bases de données, de systèmes d’information et/ou de communication
• L’adaptation/adéquation du produit et du public visé
• La promotion-évaluation (enquête, sondage, marketing)
• La structuration des connaissances (menu, recherche)
• L’aide à la recherche de l’information pour les usagers qui ne veulent ou ne peuvent l’effectuer eux mêmes.

L’on pourrait alors assister à la création d’un nouveau métier et à la constitution d’une nouvelle profession, celle de « la gestion de l’information électronique ». Il ne reste donc plus au spécialiste de l’information documentaire qu’à s’adapter à ce nouvel environnement par une mutation mentale, psychologique et à réclamer un recyclage professionnel ou à demander une autre formation.

Il existe un deuxième ordre d’obligations : celles déontologiques que nous emprunterons au code de l’ECIA (European Council of Information Association) In Documentaliste-Sciences de l’Information, 2000 vol37, n°1, pp 42-43. Selon ce code, « tous les professionnels de l’information documentaire devraient, dans toutes leurs pratiques professionnelles, se conduire honnêtement, honorablement et d’une façon qui vaille du crédit à la profession : notamment honorer tout engagement librement consenti, prendre toutes précautions utiles pour éviter d’être impliqués dans des conflits d’intérêts ..., ne pas donner une fausse image de leurs capacités et ne se charger d’aucune tâche qui dépasse leur niveau de compétence professionnelle ; ne pas dénigrer d’autres professionnels, assurer la tenue à jour de leurs connaissance et savoir-faire professionnels. Dans leurs rapports avec leur employeur, les professionnels de l’information documentaire devraient agir pour servir au mieux ses intérêts. Néanmoins, si celui-ci leur demande de se comporter de façon contraire à l’éthique ou au professionnalisme, remettre en question leur situation ... ne jamais accepter de dessous-de-table mais coopérer avec des collègues quand c’est nécessaire, spécialement dans l’intérêt du client. D’une manière générale, dans leurs rapports avec les tiers, ils devraient reconnaître et corriger toute erreur accidentelle ; citer leurs sources, ne pas utiliser de sources non publiées sans la permission de leurs possesseurs, respecter les lois du pays dans lequel ils travaillent spécialement celles qui concernent le droit de copie, la protection des données, la confidentialité et la liberté de l’information.

En conclusion, « le devenir de la profession dépend de celui des moyens de communications, de l’informatique et de l’audiovisuel. Que doivent faire les spécialistes de l’information documentaire pour contribuer à la satisfaction des besoins en information de la société. » ?

Source : Association pour le Développement des Activités Documentaires au Bénin

Bonjour et bienvenu sur sen-infodoc.blogspot.com

Vous recherchez un professionnel de la Documentation, de l’Archivage et de la Bibliothéconomie ?
Pour assurer vos travaux de : Rechercher, analyser, gestion et diffusion l’information utile.
Avec un Sens de l’organisation, du travail en équipe, l’esprit d'initiative, qualités rédactionnelles, polyvalence, la pertinence dans l’efficacité, l’efficience, et la rapidité.

Voici quelques témoignages de professionnels de la documentation qui parlent de leur métier, ils soulignent l'importance et la nécessité d'avoir accès à des techniques efficaces de la gestion de l'information en entreprise. Ces propos sont issus d’une enquête que je mène actuellement. L’intégralité de ces témoignages et de l’enquête sont disponible sur http://poldocumentation.canalblog.com/ rubrique « témoignages ».  
"Il faut parler du gain d'efficacité et de réactivité suscité par un professionnel de l'information dans l'entreprise : l'information circule mieux, les services fonctionnent à leur plein potentiel, cela permet une meilleure stratégie (achats, nouveaux marchés, partenaires,...), et à plus long terme. Les gens ne perdent plus de temps et d'énergie à rechercher des informations puisqu'un professionnel s'en charge. Les informations sont centralisées dans un seul service, sur un ou plusieurs ordinateurs, les dossiers, ouvrages et revues éventuels sont gardés dans une seule pièce et non pas éparpillés dans l'entreprise : plus grande facilité d'accès, les infos ne sont plus perdues ou introuvables, le documentaliste empêche n'importe qui de prendre des informations sans s'être assuré que la demande est légitime, et récupère les infos (livres, dossiers, revues) prêtés au delà d'un certain délai (gestion des prêts). Il collecte aussi les informations qui autrement "dormiraient" dans certains services sans circuler,  et manqueraient à d'autres pour prendre les bonnes décisions ou simplement travailler. D'où rationalisation de fonctionnement et d'utilisation des informations de l'entreprise."

C.M, Documentaliste scientifique, 10 ans d’expérience.
***
Je crois qu'il faut insister sur l'aide à la décision. Tout notre travail porte là -dessus : avoir une information pertinente pour décider, une information fiable, de qualité. Puis le gain de temps dans la recherche, la confier à un professionnel permet de libérer du temps pour la production.
***
compétences du documentaliste :
- Identifier les besoins des clients
- Rechercher, vérifier et analyser l'information
- Diffuser les renseignements obtenus avec différents médias
- Acquérir, traiter et stocker les documents sur tous supports
- Concevoir et réaliser des produits ou services
- Proposer les moyens de communication et choisir les supports de réalisation
- Mettre en oeuvre les actions de communication les plus efficaces
- Assurer les contacts avec les interlocuteurs de l'entreprise et les partenaires
- Concevoir les contenus des messages, avec un langage et un style adaptés
- Négocier avec prestataires et fournisseurs
- Veiller l’environnement technologique
- Maîtriser les technologies d’information et de communication
Argumentaire trouvé sur la liste adbs-info :
1°) - Les documentalistes permettent aux entreprises de choisir pertinemment les moyens techniques adéquats et l'acquisition des compétences indispensables à la maîtrise et à la judicieuse utilisation des NTIC. Notre connaissance des besoins en information fait de nous un participant (voire un chef de projet utilisateur) pour tous les projets NTIC de notre structure. Tout ce qui permet de partager (réseaux, serveurs,...), diffuser (technologies IP, workflow,...) et stocker (ged, records management, KM...) de l'information nous intéresse. D'où de très intéressantes possibilités de médiations entre les services informatiques et les demandes des utilisateurs - du moment que l'on reste dans un langage fonctionnel. Nous pouvons en même temps devenir un des moteurs de l'intranet et du site internet.
2°) Un autre argument : la gestion indispensable des sources d'information. Le documentaliste a un rôle stratégique dans cette gestion du portefeuille de sources. Puisque l'entreprise utilise Internet et les bases de données, le responsable d'information évalue le portefeuille et les annuaires de signets, et les réaménage en permanence. Les sources évoluent, les prix et les contenus aussi. Il suit l'offre, l'adapte (en évaluant les doublons, les lacunes, les nouveautés, etc.) et la teste (ce dernier stade est réalisé avec quelques utilisateurs expérimentés). Il négocie aussi avec les prestataires. On peut y ajouter une action sur le partage des sources (ce qui n'est pas toujours une mince affaire) : gestion des mots de passe, des autorisations, etc. Le documentaliste classe et caractérise l'information dans un but de " retrieving" plus rapide. Ses compétences et sa position "transversale" dans l'entreprise, lui permettent de recouper les différentes sources d'information, afin de les mettre en perspective et de valider les informations qui en étaient extraites. Même si chacun dans l'entreprise pouvait, à un moment, identifier les sources principales de son domaine de travail, cela ne suffirait pas car les différents médias évoluent en permanence. L'information de type économique est rapidement périmée. Le documentaliste a lui le temps, grâce à une spécialisation, de mettre à jour ces sources.
3°) Spécialisation du documentaliste : bien que les entreprises disposent de ressources documentaires (internet, bases de données) qu'elles exploitent directement, elles ne les exploitent pas avec le même dextérité qu'une personne rompue aux techniques de recherche. Le documentaliste par expérience connaît toutes les sources d'informations ; et quand il ne les connaît pas, il les trouve très rapidement (le consultant y passerait certainement beaucoup plus de temps, temps qu'il n'a généralement pas). Ainsi, le travail du documenatliste, permet de désengorger les cadres sur-informés et éviter une perte de leur productivité due à leur temps de recherche.
4°) De plus, la qualité d'écoute et les compétences du documentaliste pour analyser les besoins en informations, lui permettent de filtrer et ne laisser passer que les infos nécessaires suivant les besoins de chacun, d'apporter l'information au moment où elle est nécéssaire/ utile, de détecter les besoins implicites, besoins d'information qui ne sont pas directement exprimés par les utilisateurs. Les utilisateurs cherchent, mais ils peuvent trouver mieux. Discussions, trainings individuels, rédaction de procédures, de modes d'emploi simplifiés et de guides ... Voilà autant d'actions parallèles que l'on peut mener et qui font vite progresser. On peut aussi faire organiser des formations avec l'aide des prestataires d'information. Toutes ces actions ont 2 résultats : améliorer la productivité et intégrer plus rapidement les nouveaux venus. "
5°) Le documentaliste est le garant d'un système efficace de partage et d'extraction, car sa position transversale lui permettait d'élaborer un mode unique et centralisé de classement et de conservation de documents dans l'entreprise. Ceci permet d'apporter une réponse au problème de retrouver un document quand le salarié, censé le détenir est absent. Enfin, au sujet de la déperdition d'informations causée par la position d'intermédiaire entre la source d'information et l'utilisateur, celle-ci ne se justifiera que si la communication entre le demandeur et la documentaliste est insuffisante. En effet le travail de recherche repose en grande partie sur l'interaction documentaliste-demandeur, chacun devant pouvoir rebondir sur les remarques de l'autre. Valeurs-ajoutées plus viables, susceptibles d être fournies par un documentaliste : le terrain de la recherche d'informations n'est pas le seul, et pas forcément le meilleur. Mieux vaut ne pas se mettre en compétition avec nos utilisateurs. Notre valeur-ajoutée est dans ce qu'ils ne savent pas faire. Leur faire gagner du temps et de l'efficacité est un plus. Il y aurait déperdition d'informations si je faisais les recherches dans un domaine où ils sont bien plus experts que moi. Mais l'apport d'une documentaliste peut être autre et constructif. Valeurs-ajoutées : gestion du portefeuille des sources, méthodologie et progression du système.
***
- le service documentation est la plaque tournant du système d'information dans l'entreprise : il reçoit, diffuse, synthétise, archive tous les documents entrants.
- il a souvent une vision globale de l'entreprise car chaque service peut être amené à travailler avec la documentation.
- la documentaliste sait reformuler chaque demande pour ne pas perdre de temps en recherches inutiles.
- elle connaît les sources d'information les plus fiables pour trouver une réponse la plus juste possible et surtout à jour.
(Karine ELOY - Documentaliste - CPAM de la Nièvre)

























Source : http://documentaliste.blogemploi.com/

CONSTITUTION ET DÉNOMINATION

« Collectif de Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes   »  A B C D… est une Association  ouverte à tous, dans le respect des convictions individuelles, dans l’indépendance à l’égard des partis politiques.

Cette Association a pour but :

  Unir ses membres animés d’une même volonté et d’un même idéal de développement et de solidarité;

Développer des partenariats soutenus avec tous les acteurs au développement du corps des métiers ou ayant un rapport avec les sciences l’information documentaire ;

Appuyer les professionnels du métier et les partenaires de la formation et du renforcement des capacités ;

  S’entraider mutuellement et subvenir aux besoins de survie de notre domaine....